REGOLE DEL DATABASE
Ogni ricercatore può proporre l’utilizzo dei dati disponibili per un specifico studio. Questa proposta può essere fatta durante uno degli incontri del gruppo di studio. Successivamente, ogni proposta deve essere votata dall’intero gruppo. Una proposta che ottenga almeno â…“ dei voti dei partecipanti all’incontro verrà accettata come progetto di studio del gruppo. In caso di contrarietà, il centro con tale giudizio avrà diritto di richiedere il non utilizzo dei propri dati per tale studio.
Il centro che ha proposto il progetto verrà considerato Principal Investigator del progetto ed avrà la responsabilità di gestirlo e portarlo avanti, da disegno alla pubblicazione. Se un altro centro dovesse essere interessato a partecipare direttamente e attivamente al progetto, verrebbe considerato Co-Principal Investigator. Se più di 1 centro dovesse volere partecipare al progetto, i centri interessati dovrebbero decidere tra loro chi nominare Co-PI. Tale decisione dovrebbe essere basata sul volume del centro e sui partecipanti arruolati nel progetto.
Il PI, o in alternativa il Co-PI, ha la responsabilità di aggiornare il resto del Gruppo di Studio sui progressi relativi al progetto durante gli incontri, presentando un aggiornamento dei risultati. Prima della sottomissione, il manoscritto deve essere approvato da ogni centro partecipante al gruppo di studio. In caso di qualsiasi disaccordo sul contenuto, nella pubblicazione dovrebbero essere adeguatamente rappresentati i pareri di tutti i Ricercatori.
AUThORSHIPS
L’autorship delle pubblicazioni deve rispettare le linee guida dell’International Committee of Medical Journal Editors’ Uniform Requirements. Genericamente, primo e ultimo autore vengono attribuiti al centro proponente lo studio. In caso sia presente un centro co-PI, quest'ultimo ha diritto al secondo e penultimo nome. Il centro PI ha diritto a inserire un terzo nome tra gli autori. Tutti i centri di cui i dati vengono utilizzati attivamente per lo studio, hanno diritto ad uno o due (in base agli accordi con l'Editor della rivista) nomi tra gli autori. Gli altri membri del gruppo di ricerca dei centri di cui i dati sono stati utilizzati saranno citati usando la dicitura “on behalf of He.RC.O.Le.Study Group”, valida ai fini bibliometrici.
In ogni caso, queste sono indicazioni generali suscettibili di variazione in seguito ad accordi specifici o necessità occorse: perciò, le regole per le authorships devono essere approvate per ogni proposta di studio, potendo essere parzialmente ridefinite all'occorrenza. In base alla rivista alla quale si sottoscriverà la pubblicazione, inoltre, potrebbero essere previsti accordi specifici.
RIUNIONI NAZIONALI DEL GRUPPO DI STUDIO
Il Gruppo di Studio deve incontrarsi almeno 2 volte all’anno e almeno 1 volta per semestre. Questi incontri nazionali possono essere ospitati da ogni centro partecipante. Ad ogni incontro dovrebbe essere deciso chi sarà il centro ospitante la successiva riunione. Quest’ultimo, avrà la responsabilità di organizzare la riunione e l’accoglienza. La data per ogni incontro dovrebbe essere decisa per maggioranza. Il gruppo si avvale inoltre di altri specifici eventi, commissioni dedicate o web-meetings con frequenza variabile in base ai bisogni. Questi eventi non sostituiscono l’Incontro Nazionale.